Participación + efectividad: Herramientas para la colaboración efectiva.

En muchos contextos de nuestras vidas nos vemos enfrentados a la necesidad de unirnos con otras personas por un objetivo común. Puede ser desde cosas tan sencillas como una relación de pareja o una familia hasta enormes empresas o incluso la gestión de países completos. Este tipo de unión ha tenido varias formas de gestión a lo largo de la historia. Desde tribus dirigidas por ancianos, reinos gobernados por un cabecilla, imperios dirigidos por religiones, ciudades regidas por la meritocracia u organizaciones pacifistas unidas por la ecología. Hasta el momento, estos modelos de gestión se han enfrentado a diversos problemas. Uno de los más complejos es el balance entre participación y efectividad.

Cuando colaboramos en grupos pequeños, promover la participación de todos los miembros implicados suele ser más simple. Generalmente existen espacios para que todos puedan expresarse más o menos libremente; sin embargo al abrir estos espacios de participación libre en contextos de más personas, la efectividad a la hora de tomar decisiones se ve comprometida. En estos casos tendemos a ver reuniones que duran horas y horas. Los participantes suelen llegar a tomar decisiones apresuradas o inefectivas solo para dejar de extender la conversación. Los espacios de divergencia se extienden al punto de no poder volver a converger. A veces incluso puede ocurrir que una o unas pocas personas se tomen la conversación, restando participación a los demás y alegando que –en estricto- ellos también podrían hablar cuando quisieran.

Por otra parte, en el polo de la efectividad, vemos que la tendencia general es la de buscar un representante o líder que toma las decisiones. Esto muchas veces implica que este encargado no tome en cuenta los aportes que el resto del grupo podría realizar (a pesar que en algunas ocasiones, está totalmente convencido de que sí los considera). Este tipo de delegación, también implica la distribución de la responsabilidad. Esto muchas veces genera conflicto ya que o es el líder el que se lleva toda la responsabilidad de los logros y fallas; o bien este líder culpa al grupo de ello. La característica distintiva de este tipo de colaboración es que hay sólo una (o unas pocas en un grupo muy extenso) persona que tiene la última palabra.

Actualmente, existen algunas herramientas que nos pueden permitir realizar este balance de una manera que implique dar voz a todos los miembros del grupo y a su vez mantener la agilidad y efectividad en la toma de decisiones y logro de objetivos. Estas herramientas van desde simples principios hasta elaborados conjuntos de patrones que se pueden aplicar de manera flexible como en Sociocracia 3.0 o S3 (te invitamos a leer también sobre S3 en Plataforma Áurea).

A continuación, revisaremos algunos tips para propiciar ambientes de colaboración efectiva:

Participación CreActiva: Cuando estés colaborando dentro de un grupo de cualquier índole, te invito a que tengas en mente la siguiente pregunta ¿Es mi conducta, en este momento, el mayor aporte que puedo hacer a esta colaboración? Esta simple pregunta puede servir de guía para guiar nuestra participación mientras colaboramos. Así también estarás pendiente de los otros tips para la colaboración. (La participación creactiva se utiliza como un patrón en S3).

Evitar la sobre-argumentación: Muchos de nosotros estamos acostumbrados a tener que respaldar con excesivos argumentos todo aquello que decimos. Muchas veces aparece de manera casi automática. En ocasiones ocurre que incluso volvemos a repetir un argumento que ya mencionó otra persona y le agregamos otros aspectos. Si estuviésemos en un debate, esto podría ser útil; pero la mayoría de las veces suele ser innecesario y cansador para el resto de los participantes. Es suficiente con poner tu punto y si se solicita, dar una breve explicación del por qué. Eliminar la sobre-argumentación podría permitir que una reunión que normalmente duraría 5 horas, pueda terminar en 2.

Des-involucrar el ego: Es bastante posible que en muchos casos sientas que tienes algo importante que decir o hacer para ayudar a tu grupo. Sin embargo, existe una delgada línea entre lo que es realmente útil y lo que pasamos a hacer para satisfacer nuestro ego. Cuando hablamos de más para parecer inteligentes, para que los demás puedan ver que dominamos una materia o disciplina, cuando tenemos un margen de tiempo de 1 hora total y hablamos por 45 minutos (dejando a todos los demás solo 15 minutos para explayarse)… estamos sobrepasando esa línea. En muchas ocasiones, hacerte la pregunta de la participación creactiva puede resultar sumamente útil. El asunto es saber distinguir: qué parte de lo que estoy diciendo es realmente un aporte y qué parte es para satisfacer mi necesidad de expresión o seguridad. Para mi gusto, las personas que son capaces de decir mucho con pocas palabras, parecen más atinadas e inteligentes que las que hablan demasiado.

Designar un facilitador: Puede resultar bastante útil asignar a una persona que se encargue de seguir cierta estructura en la conversación, que entregue la palabra y cuide los tiempos. En nuestra experiencia, existe una tensión que es clave entre el facilitador y el participante: por un lado el facilitador provee el contexto para que surja la participación y desde el otro lado el participante realiza su aporte de acuerdo a lo que considera pertinente decir. También puede ser parte del rol de facilitador detener a una persona que está sobre-argumentando o se está desviando del tema a abordar. Y por supuesto, el facilitador no debiese quedar impedido de participar en la colaboración.

Decidir en conjunto: Este podría ser un aspecto clave para que los miembros del grupo se sientan partícipes de la decisión y a su vez que la responsabilidad de los éxitos y fracasos esté distribuida en todos los afectados. La tendencia general que observamos cuando las personas quieren tomar decisiones en conjunto, es optar por la votación o el consenso. La votación por una parte, omite la opinión de la minoría y por ende deja de ser inclusiva; mientras que el consenso está sujeto a la aprobación racional o irracional de todos los miembros, por ende cuando son muchos, puede resultar altamente complejo. Una opción viable para resolver esto, es el consentimiento. El consentimiento es un principio en S3 que consiste en tomar decisiones solo en ausencia de objeciones. Las objeciones son motivos racionales por los cuales las personas pueden objetar una propuesta o decisión, argumentando cómo ello podría restar valor al objetivo compartido. Esto permite que todos tengan la posibilidad de objetar.

Integrar: Es bastante usual que cuando alguien propone A, pronto aparezca otra persona que considere que B es mejor. Si se da el espacio, podrían incluso aparecer C, D y E. Sin embargo el exceso de propuestas nos puede llevar a una divergencia disfuncional, sin posibilidad de converger. En estos casos, se pueden realizar varias opciones. En caso de ser algo simple, es posible que la persona de la propuesta A busque objeciones y a partir de ellas se integre la sabiduría de los participantes a su propuesta y la modifique de acuerdo a ello. No estamos hablando de cambiarla, sino de integrar lo que B, C, D y E valoran y ven que está puesto en riesgo. Cuando no logramos integrar rápidamente la sabiduría de la objeción, también resulta útil pedirle a las personas que no logran converger que tomen la propuesta y vayan a modificarla juntos; de manera que el resto del grupo no pierda tiempo en un tema estancado que deben resolver solo unos pocos. Generalmente, este ejercicio resulta en propuestas que logran integrar los intereses de los diversos puntos de vista.

Dado que estos tips generalmente no están a la mano, su implementación podría resultar compleja en un comienzo; sin embargo te invitamos a que experimentes con ellos, los compartas y podamos promover juntos una manera más sana, efectiva y participativa de colaborar en los distintos contextos en que participamos.

 

Catalina

Catalina

Psicóloga y Magíster en Psicología de las Organizaciones en Universidad Adolfo Ibáñez con premio de excelencia académica de su generación. Trainer certificada en Metodología CEFE Integral y formada en Sociocracia 3.0 con Thrive in Collaboration. Asistente de proyectos y facilitación en programas de cultura evolutiva en Plataforma Áurea.

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